Что входит в стоимость билета: как заработать на мероприятии и не уйти в минус

Некоторые организаторы не понимают смысла проведения различных мероприятий. Они могут только примерно вычислить стоимость организации и прочего, а потом назвать цену билета буквально случайную. Потом выясняется, что собранных денег недостаточно. А доплачивать приходится уже из собственного кармана. И в таком случае, конечно, ни о какой прибыли речи не идет.

Мы решили рассказать о данном вопросе подробнее. Расскажем, из чего именно должна складываться стоимость билета, а также выясним, какие расходы ожидают организаторов мероприятий. И еще посоветуем, как сократить расходы и поднять прибыль.

На чем могут зарабатывать организаторы

Ваша основная задача — получить максимум денег с продажи билетов. Именно они являются основным вашим доходом как организатора. Его можно повысить, продавая, например, мерч, рекламу, места на разогреве и так далее. Расскажем подробнее о каждом варианте.

Мерч

Это могут быть, например, футболки или толстовки, кепки, сувенирная продукция с вашим логотипом. Мерч может входить в стоимость VIP-билетов или распространяться отдельно — например, на сайте. Сами артисты обычно не привозят их по причине неудобства: занимает много места, необходим транспорт и тому подобное. И тогда организатор может самостоятельно заняться изготовлением сувенирной продукцией. Нужно будет только обговорить дизайн с менеджером артиста, заказать печать и задействовать людей на точках продаж. 

От продажи дисков же лучше отказаться. Для этого вам надо получить разрешение лейбла, с которым работает музыкант. Кроме того, советуем предусмотреть продажу сувениров и инфопродуктов вместе с билетом. Например, на бизнес-тренинге можно предлагать книги или курсы спискера, к билету на концерт прикладывать футболку с фотографией артиста или кружку с логотипом. Такой подход обладает следующими преимуществами:

1. Человек в хорошем настроении, так как радуется будущей встрече с кумиром. Он легко купит даже то, что ему казалось ненужным.
2. Вы покупаете партию сувениров или книг четко по факту, понимая, сколько именно необходимо, поэтому не потратите лишнего.

Реклама

Вы можете предлагать приобрести места для размещения рекламы товаров или услуг, которые могут быть потенциально интересны гостям. Например, это могут быть массовые продукты, но иногда — и эксклюзивные предложения. Например, на бизнес-саммите с именитыми спикерами можно презентовать дорогостоящие машины, квартиры в престижных жилых комиксах, дорогостоящую одежду и так далее. 

Вариантов рекламы немало: например, раздача пакетов с брендированными сувенирами или полиграфия. Но приветствуются и баннеры на площадке. Выбирайте то, что лучше всего подойдет под ваш формат.

Спонсоры

Мероприятие для них станет хорошим способом заявить о себе. Если компания жертвует большую сумму на мероприятие, то ее даже упоминают отдельно в названии фестиваля.

Разогрев

Малоизвестные артисты и коллективы готовы не просто бесплатно выступить на сцене перед концертом известного исполнителя — они еще и платят за такую возможностей. Зрителей же привлечет тот фактор, что дополнительное выступление входит в стоимость билета.

На что нужно тратиться организатору

Конкретный список расходов зависит от того, какое именно вы организуете мероприятие. Где-то придется заплатить больше, где-то можно сэкономить. Мы можем выделить следующие расходы, которые будут в любом случае:

1. Гонорар артисту или спикеру. Для расчета стоимости необходимо учитывать формат мероприятия, места, известности артистов, сроков подготовки и так далее. Если вы планируете пригласить человека выступить на частной вечеринке в выходной, придется потратиться сильнее, чем в будний.
2. Аренда площадки. Если у вас нет собственной, то придется потратить, вероятно, солидную часть бюджета на съем. Вам придется платить дополнительно еще и за свет, звук, воду, электричество, охрану, кассу и многие другие факторы.
3. Райдер артиста или спикера. Это список того, что необходимо обеспечить для того, чтобы мероприятие вообще состоялось. Он обычно поделен на две части: техническую и бытовую. В первом случае прописывается то, что необходимо для выступления. Во втором — пожелания к отелю, перелету, питанию и тому подобному. Масштабы и затраты зависят от того, насколько известен человек, которого вы позвали.
4. Реклама. Придется платить за печать и расклейку афиш, размещение объявлений в тематических сообществах и так далее. Лучше охватить как можно больше площадок, чтобы привлечь максимум аудитории.
5. Логистика. Сюда входят траты на перелеты и такси и прочее.

В целом, как минимум у вас будет 12 пунктов обязательных трат. И вы должны отбить их продажей билетов и прочего, чтобы не уйти в минус. Стоит выделить еще такие пункты, о которых организаторы часто забывают:

• налоги;
• страховые и пенсионные взносы за себя и сотрудников;
• комиссия банка за переводы и снятие денег;
• комиссия сервиса по продаже билетов;
• комиссия промоутеров или касс.

В последних двух случаях вы можете сэкономить. Например, если выберете билетный сервис с выгодными условиями, а также откажетесь от посредников. Практика показывает, что последние вообще необязательный элемент системы.

Мы советуем отложить от 3 до 10% от планируемых затрат на непредвиденные ситуации. Деньги могут пригодиться, если у вас вдруг возникнут новые идеи или дополнения, которые могут появиться уже после формирования бюджета, либо если что-то вдруг пойдет не так.

Что входит в цену билета

Чтобы не уйти в убыток, вам нужно четко рассчитать стоимость билета. Для этого советуем использовать такую формулу: точка безубыточности (сумма всех обязательных расходов + запас на непредвиденные ситуации) + желаемая прибыль / вместимость зала. Зачастую стоимость распределяется таким образом:

• 10-15% организатору;
• 70% артисту;
• 5% на аренду помещения;
• 10-15% на рекламу.

Кроме того, мы советуем соблюдать такие советы:

1. Не используйте статичную цену. Причина в том, что люди зачастую склонны откладывать покупку билетов на последний момент, особенно если знают, что цена останется на прежнем уровне. Они могут забыть, передумать, решиться потратиться на что-то другое. Если же вы будете постепенно поднимать цену, это станет хорошим стимулом.
2. Повышайте цену разумно. В день старта продаж она должна быть минимальной, а уже перед мероприятием — максимальной. Наметьте несколько этапов и поднимайте цену равномерно, но так, чтобы разница была заметной. Это заставит людей решать быстрее.
3. Проводите акции и делайте скидки. Но обязательно их обосновывайте, иначе покупатели подумают, что стоимость изначально завышена. Например, приурочьте скидку к празднику. При этом акционная цена не должна быть ниже той, что была на прошлом этапе продаже. И еще ограничивайте время ее действия.
4. Не поднимайте цены, не поставив об этом в известность покупателей. Иначе спровоцируете негативную реакцию. А можете даже вызвать нежелание идти на мероприятие.
5. Не сотрудничайте с сайтами, которые продают купоны, делают скидки и так далее. Иначе покупатели будут до последнего момента искать самый выгодный вариант, а в итоге могут вообще отказаться.
6. Не сбрасывайте резко цены на последние билеты. Потом продать их будет сложнее, так как люди будут ждать скидок до последнего.

Эти простые правила и принципы помогут вам не уйти в убыток. И помните правило про 3-10%. Так, если что-то вдруг пойдет не по плану, вы будете защищены от лишних трат.