Как стать первоклассным организатором мероприятий

Если вы поставили перед собой цель стать настоящим профессионалом в организации мероприятий, то советуем ознакомиться с этой статьей. Мы собрали самые полезные советы, которые помогут вам добиться самых лучших результатов. А еще вы будете готовы к любым неожиданностям. 

Что нужно, чтобы стать организатором мероприятий

Профессия организатора мероприятий не требует наличия специального образования, однако это не значит, что не придется учиться. Специалист такого плана должен уметь:

• правильно планировать и организовывать, а также регулировать любые связанные с делом процессы;
• уметь договариваться и не допускать конфликтов;
• уметь работать в команде;
• уметь делегировать обязанности, равномерно распределяя нагрузку между сотрудниками;
• быстро подстраиваться под изменения и оперативно реагировать на форс-мажоры;
• генерировать креативы.

Еще один важный момент — надо уметь быть вовлеченным в процесс. Не стоит воспринимать организацию мероприятий как пару звонков и короткие переговоры. Вам придется круглосуточно быть вовлеченным во все процессы. 

Бэкграунд может стать хорошим для вас подспорьем. Впрочем, если у вас нет опыта, это не проблема. Есть несколько вариантов, которым вы можете научиться — или вместе, или по отдельности:

1. Пройти специализированные курсы. Программы рассчитаны на то, что вы в короткие сроки овладеете всеми необходимыми компетенциями. Кроме того, вы будете в кругу заинтересованных людей, что тоже плюс. Некоторые курсы потом даже предлагают стажировку.
2. Работать ассистентом. Устройтесь на работу в уже действующее агентство или к практикующему специалисту и перенимайте знания и навыки.
3. Изучать материалы своими силами. В интернете их много — как платных, так и бесплатных. 
4. Набивайте шишки на практике. Не бойтесь ошибаться. Попробуйте организовать благотворительный или низкобюджетный проект. Так вы получите бесценный опыт.

Лучше всего объединяйте теорию и практику. Так будет проще.

Как выбрать нишу

Первое, что очень важно сделать, это правильно выбрать нишу. Не пытайтесь быть разноплановым специалистом, лучше сосредоточиться на чем-то одном. Каждое мероприятие имеет свои особенности. Поэтому мы советуем сосредоточить свои силы на чем-то одном. Станьте профи именно в заинтересовавшем вас формате. Рассмотрим существующие ниши:

1. Мероприятия культурно-развлекательного характера: концерты, фестивали, театральные представления, выставки и прочие события, которые имеют отношение к искусству и культуре. Отметим, что здесь специалисты могут еще специализироваться на определенных жанрах. Например, вы можете организовывать только концерты, посвященные рок-музыке.
2. Мероприятия спортивного характера. Вам предстоит работать с различными командами, федерациями и так далее.
3. Деловые мероприятия.
4. Корпоративные мероприятия. Это могут быть семинары и тренинги, различные корпоративные вечеринки и подобные ивенты.  
5. Социальные мероприятия Это, например, свадьбы или дни рождения. Организаторы создают мероприятия специально для клиентов, полностью учитывая их потребности и нужды.
6. Мероприятия благотворительного плана, основной задачей которых является сбор средств на определенные цели.
7. Праздничные мероприятия: новогодние концерты, балы, карнавалы, прочие такие ивенты, которые позволяют отметить особые даты и сезоны.

Если вы не знаете, как правильно выбрать нишу, то рассмотрим этот процесс пошагово:

1. Для начала выделите свои интересы и определитесь с тем, чем именно вы собираетесь заниматься. Что именно вызывает у вас наибольший энтузиазм? Что вам нравится, а что — нет? Есть ли у вас какие-то связи, которые могут облегчить проведение ивентов?
2. Посмотрите, каков потенциал всех ниш, которые мы перечислили. Вам необходимо оценить потенциальную прибыль и риски. 
3. Изучите аналоги. Посмотрите, кто уже работает в этой сфере, какие услуги он предлагает, что нового вы можете предложить. Разберитесь, будет ли у вас что-либо действительно уникальное. Отметим, что если никто не занимается той сферой, которая вас интересует, высок риск прогореть, потому что фактически это никому не нужно. Будьте очень осторожны с новыми идеями.
4. Определите свою целевую аудиторию. Вам надо разобраться, какие люди или организации будут заинтересованы в вашей сфере. Выделите, как именно будете доносить до них информацию.
5. Изучите свой потенциал. Исследуйте, какие есть тенденции, как вы можете подстроиться под них. Подумайте, есть ли потенциал для расширения бизнеса.

Ставьте цели

Умейте обозначать цели четко и ясно. Ставьте на первое место то, что поможет вам стать реально хорошим организатором мероприятий. Мы советуем использовать надежный и проверенный метод SMART, который является одним из самых продуктивных. Согласно ему цель должна быть:

Specific — конкретной. Нужно дать четкий ответ на вопрос: «Что делать?». Задача не заработать как можно больше денег, а увеличить продажи.

Measurable — измеримой. Поставив такую цель, вы сможете контролировать прогресс и разобраться, насколько вы близки к желаемому результату. Не увеличить конверсию переходов, а поднять конверсию ее на конкретную цифру: 10%.

Achievable — достижимой. Она должна соответствовать вашему актуальному опыту, положению на рынке и текущему доходу. Если вы, например, в прошлом году собирались организовать только одно мероприятие, не стоит теперь задумывать что-то масштабное и требующее больших вложений. Амбиции — это хорошо, но их должно быть в меру. Не надо стремиться организовать 20 концертов, когда достаточно 2. 

Relevant — значимой. Цель должна соответствовать вашим потребностям, а еще — выводить бизнес на другой уровень. Здесь вам нужно задать себе простой вопрос — «Зачем?». Не вложить большое число средств в рекламу, а подключить билетный сервис. Это поможет сократить нагрузки на себя и команду. 

Time bound — ограниченной во времени. У вас должны быть конкретные дедлайны, и вам следует их строго соблюдать. Желательно поделить цели на несколько групп: три месяца, полгода, год. Корректировки вносите по мере их приближения. Не договориться с артистом, а дать себе четкий срок, в который вы должны уложиться.

На самом старте вам будет сложно ставить долгосрочные цели, чтобы они казались реальныим и мотивировали. Вы можете поставить себе цель заработать миллион к следующему году, но как к ней подойти, будет неясно. Начинайте с небольших шажков, которые будут приближать к успеху. Вот примеры целей, которые может поставить перед собой начинающий ивент-менеджер:

Изучить сферу:

1. Проанализировать несколько похожих организаций в вашей нише.
2. Проанализировать проведенные за последний год мероприятия, определить конкретные преимущества и недостатки.

Создать круг контактов:

1. Составить список хотя бы из десяти звезд или спикеров, с которыми вы сможете вести работу.
2. Найти десять площадок, где можно будет проводить мероприятия. Уточните их условия.
3. Составьте список подрядчиков, которые вам понадобятся.
4. Составьте перечень нужного технического оборудования. И подыщите те компании, у которых его можно арендовать.

Непосредственно подготовка мероприятия:

1. Разработайте бизнес-план.
2. Вычислите бюджет и цену билетов.
3. Найдите спонсоров и партнеров.
4. Проведите переговоры с артистом и спикером.
5. Соберите команду для проведения мероприятия.
6. Подключите билетный сервис и прочих подрядчиков.

Продвижение:

1. Создайте рекламный креатив.
2. Запустите рекламу, которая привлечет аудиторию.
3. Создайте страницу в социальных сетях.
4. Постоянно контролируйте результаты рекламных кампаний и вносите коррективы при необходимости.

Не пренебрегайте даже небольшими целями, ставьте конкретные сроки и отслеживайте прогресс. Это поможет вам в будущем.

Сбор команды

Основная ошибка организаторов мероприятий заключается в том, что они зачастую пытаются сделать все своими силами. Так вы просто выгорите и потеряете мотивацию, сорвете мероприятие. Давайте разберемся в том, какие специалисты вообще могут вам помочь в этом деле:

1. Проектный  менеджер. Он будет следить за планированием в целом, сможет координировать и управлять мероприятием, а также отслеживать, насколько точно и вовремя выполняются задачи, как соблюдаются сроки, не выходит ли бюджет за пределы. 
2. Маркетолог или PR-специалист. Он создает и воплощает в жизнь маркетинговую стратегию. Может следить за рекламой, социальными сетями, контролирует отношения с публикой, а также помогает организовать активности, которые призваны привлечь внимание общественности к ивенту.
3. Координатор мероприятия. Отвечает за операционную сторону мероприятия, следить за техническими моментами, связывается с поставщиками услуг и так далее.
4. Дизайнер. Такие специалисты разрабатывают логотипы и визуал в целом. Иногда их привлекают к работе над оформлением самого места проведения мероприятия для создания необходимой атмосферы.
5. Координатор по взаимодействию с участниками. Он контролирует обработку заявок, регистрацию, контролирует коммуникации, а также выдает всю необходимую информацию.
6. Технический специалист. Контролирует всю работу с техническим оборудованием.
7. Команда, которая будет обслуживать участников. Это сотрудники, отвечающие за регистрацию и прием гостей, помощь.
8. Команда по безопасности. Эти люди отвечают за соблюдение всех правил безопасности на мероприятии.
9. Команда по кейтерингу. Эти специалисты создают меню, помогают организовать банки и фуршеты, контролирует вопрос обслуживания.
10. Фотограф и видеограф. Снимает мероприятие для выкладывания в социальные сети, а также просто для документирования.

Конечно, если вы начинающий специалист, не стоит сразу нанимать всех возможных специалистов. Вам для начала необходимо определиться с тем, какие именно важнее всего для вас. Не надо сильно раздувать штат и выкладывать много денег на зарплаты специалистам, без которых вы в этот раз сможете обойтись.

Задачи функционального менеджера и координатора вы вполне можете взять на себя. Остальных сотрудников можно искать каждый раз отдельно, в зависимости от того, какое у вас мероприятие. Если вы только начинаете свой путь, можно привлекать волонтеров или тех, кто согласен выполнять свои задачи по бартеру. При таком распределении задач вам потребуется только ассистент, который поможет не потеряться в обилии задач и банально облегчит вам жизнь.

Технические сервисы также помогают экономить и не нанимать ненужных людей. К примеру, есть билетные сервисы, которые позволяют не нанимать менеджеров по продажам. Он самостоятельно принимает оплату, направляет документы на почту, помогает клиентам. Чтобы было более комфортно, настройте автоматический возврат. 

Мы рассказали вам все, что нужно, а в остальном уже — дело за вами. Пробуйте организовывать мероприятия с учетом наших рекомендаций, и у вас гарантированно все получится.