Особенности организации деловых мероприятий заключаются в том, что их проводят далеко не с целью быстро заработать. В основном полученные деньги едва покрывают затраты. Но организаторы придерживаются других задач: презентуют и продают товары и услуги, а также повышают узнаваемость бренда. Кроме того, они знакомятся с другими участниками рынка и ищут деловых партнеров, привлекают к себе квалифицированных специалистов.
Хотя такие мероприятия популярные и весьма распространенные, организация зачастую — довольно непростая задача, включающая множество переменных. Особенно в том случае, если вы с подобными делами сталкиваетесь впервые. В этой статье мы собрали всю информацию, которая может быть полезной для новичков. Так вы сможете учесть все самые важные особенности и провести свой первый ивент на «отлично».
Форматы деловых мероприятий
Формат — это первое, с чем вам необходимо определиться. Выбор конкретного варианта зависит от ваших целей, поскольку некоторые из них предполагают тесное общение людей друг с другом и экспертом, другие же — это больше пассивное потребление информации. Сейчас рассмотрим этот вопрос подробнее.
Бизнес-завтраки
Обычно подобные мероприятия проводят в начале рабочего дня в ресторане или другом помещении, где можно спокойно позавтракать или организовать кофе с закусками. Максимальная продолжительность ивента — полтора часа.
Он обязательно должен быть посвящен только одной теме, пусть и любой. Обычно в процессе участники читают несколько докладов, также эксперты могут поделиться собственным опытом. Формат обычно предполагает небольшое количество участников.
Бизнес-завтраки проводятся как частными экспертами, так и компаниями. Во втором случае они выделяют ответственных сотрудников.
Митапы
Это наиболее неформальные мероприятия. Обычно к ним прибегают те, кто работает в сфере IT. Длятся встречи полтора-два часа. Посвящены они тоже одной теме, а спикерами могут быть как опытные, так и начинающие специалисты. Участники могут получить новые знания или поделиться опытом. Также это неплохой способ проведения досуга.
Тренинги или мастер-классы
Основная задача таких мероприятий — дать участникам новые навыки. У них должна быть хорошо продуманная программа, один или несколько тренеров, а также определенные требования к участникам. Продолжительность зависит от целей и программы, она может варьироваться в промежутке от нескольких часов до нескольких дней.
Каждый тренинг охватывает одну тему. Участникам заранее известно, что именно они будут изучать, какого результата ожидать. Тренеры должны быть настоящими экспертами своего дела, а также иметь определенные педагогические навыки. Важно создать комфортную атмосферу и уметь полноценно завладевать вниманием участников.
На тренингах неплохо развит нетврокинг: люди не просто знакомятся друг с другом, но зачастую и работают в командах.
Семинары
Такие мероприятия сочетают в себе черты обучающих и имиджевых мероприятий, поэтому они хорошо подходят для рекламы продуктов или услуг организатора. Зачастую на семинарах читается несколько экспертных докладов и обсуждений. Программа рассчитана на несколько часов.
Открытые семинары собирают людей одной профессии или заинтересованных конкретной тематикой. Доклады же готовят эксперты компании-организатора или приглашенные специалисты.
Презентации
Презентации собирают людей, заинтересованных в конкретных продуктах компании. В качестве яркого и наглядного примера можно привести такие ивенты от Apple. Люди смотрят их, желая узнать, какие именно новинки выпустит компания в ближайшее время.
Чтобы презентации были успешными, необязательно быть компанией с мировой известностью. Достаточно уметь кратко и лаконично, но при этом емко рассказать о себе, чтобы люди поняли, какой будет их выгода от общения с вами. Также необходимо разрабатывать правильные сценарии — но для этого можно привлечь грамотного сотрудника извне.
Форумы
Это такой формат деловых мероприятий, который часто включает в себя несколько прочих. Например, в него может входить бизнес-завтрак, серия семинаров и выставка. Также иногда в них принимают участие представители министерств. Тематика форума нередко шире, чем у приведенных мероприятий. И длиться они могут несколько дней.
Конференции
Это крупные тематические встречи экспертов или различных представителей бизнеса. Они необходимы для обмена опытом, нетворкинга, презентации продукции компании (или нескольких).
Зачастую они могут дополняться выставками и бизнес-завтраками. Конкретный состав привлеченных специалистов определяется организатором. Это могут быть как работники одной компании, так и специалисты разных организаций. Иногда привлекают даже частных экспертов. Продолжительность конференций может составлять от нескольких часов до нескольких дней.
Выставки
Данные мероприятия актуальны для нескольких компаний, работающих примерно в одной теме или сфере. К примеру, бывают выставки продуктов питания, где участвуют непосредственно их производители, а также поставщики сырья и оборудования.
Какие нюансы учесть при организации мероприятия
Опытные организаторы мероприятий утверждают, что основная сложность заключается в том, что многие верят, что до их мероприятия еще много времени, поэтому они все успеют. Именно поэтому первое важное правило — делать все, что можно сделать, сразу. Позвонить и разослать письма партнерам, поговорить со спикерами о темах, решать любые задачи своевременно.
Еще одно правило — все необходимо записывать. Составьте для себя чек-листы или общую ментальную карту, где вы сможете отмечать, что уже сделано, а что еще нет. Можете использовать для этих же целей специальные сервисы. Это упростит вам жизнь.
Как искать спикеров
Прежде чем перейти к решению этой задачи, выделите те черты спикера, которые нужны для вашего мероприятия. Отталкивайтесь от тематики и формата, вопросов, которые планируете осветить, ожиданий участников. Избегайте следующих распространенных ошибок:
- не приглашайте экспертов вслепую;
- не основывайтесь исключительно на личных симпатиях;
- не переоценивайте докладчика.
Искать экспертов можно такими способами:
- среди участников прочих мероприятий;
- в профильных сообществах в социальных сетях;
- среди знакомых и коллег.
Когда вы найдете подходящего эксперта, советуем провести небольшое исследование. Изучите, что именно он говорит и транслирует в социальных сетях, попробуйте найти записи выступлений и отзывы. Если он вам подходит, свяжитесь с ним удобным способом. В сообщении укажите:
- кто вы;
- где предлагаете выступить;
- что за мероприятие, когда оно проходит;
- для кого предназначено мероприятие;
- условия участия;
- как спикер должен будет сообщить о мероприятии;
- что сделать, если спикер заинтересован в вашем предложении.
Как только вы получите согласие, обсудите со специалистом особенности его выступления, продолжительность, сроки предоставления презентации и прочие моменты.
Как выбрать площадку и где взять оборудование
Выбор площадки напрямую зависит от формата мероприятия. Отметим, что сейчас большой популярностью пользуются и онлайн-мероприятия, что упрощает дело.
Площадки для мероприятий оффлайн
Выбирайте локацию с учетом количества людей и программы ивента. На каждого посетителя должно приходиться не менее двух квадратных метров площади. На бесплатные мероприятия, по статистике, приходит 20-30% зарегистрировавшейся аудитории, на платные — порядка 70% от общего числа человек, купивших билеты.
От формата и программы зависит конфигурация помещения. Для семинара лучше всего подходит конференц-зал, а вот для тренинга нужны аудитории, в которых участники смогут спокойно работать.
Конференции и подобные мероприятия проводятся в:
- отелях;
- коворкингах;
- бизнес-центрах и торгово-развлекательных центрах;
- спортивные комплексы;
- учебные заведения.
При выборе оборудования ответьте на следующие вопросы:
- Нужны ли спикерам микрофоны, проекторы и ноутбуки?
- Нужны ли микрофоны для зала, чтобы присутствующие могли задавать вопросы?
- Нужно ли позаботиться о наличии дополнительного освещения?
- Нужны ли переводчики?
- Нужно ли выводить выступление спикера на большой экран?
Постарайтесь подробно расписать то, как будет проходить ваше мероприятие. Так вы сможете ничего не упустить. Советуем так же проконсультироваться с более опытными коллегами.
Площадки для онлайн-мероприятий
Здесь процесс организации зависит от того, собираетесь ли вы собрать всех спикеров в одной локации. Если да, то выбирайте ее в зависимости от деталей программы. Допустим, вы собираетесь провести масштабное мероприятие, где люди будут выступать со сцены. Соответственно, локация вам понадобится такая, которая подходит для офлайн мероприятий. А если нужна просто картинка, то и офис подойдет.
Вероятно, для масштабного мероприятия вам понадобится та же техника, что и для аналогичного оффлайн. Придется настраивать Zoom, Facecast или другую платформу. А если спикеры самостоятельно будут подключаться к трансляциям из своих локаций, то список требований таков:
- Видеосвязь должна быть качественной и не прерываться.
- Должен быть приличный фон.
- Спикер должен позаботиться об освещении и дресс-коде.
Как организовать питание
Зачастую организаторы мероприятий прибегают к кейтерингу или заказывают закуски (либо полноценные обеды). Но если в локации нет столовой, то лучше вообще отказаться от подобного и предложить перекусить в рекомендованных кафе.
Продолжительность и тип перерывов зависит от времени мероприятия. Например, если у вас четырехчасовой семинар, то хватит одного кофе-брейка. А вот при организации масштабной конференции придется сделать несколько брейков и обед.
О чем еще подумать организатору
Есть еще несколько важных моментов, о которых необходимо подумать организаторам конференции или другого делового мероприятия:
- Транспортная доступность. Вам надо выяснить, если ли около вашей площадки бесплатные парковки и остановки общественного транспорта. Если нет, то придется продумывать трансфер.
- Встреча гостей. Для этого нужно выделить пару ответственных сотрудников, которые введут их в краткий курс дела.
- Удобства. Вам надо будет расставить указатели: гардероб, туалет, зона для перекуса и так далее.
Чтобы было проще, можете предложить зарегистрированным участникам пройти небольшой опрос и сказать, что важно при посещении деловых мероприятий.
Как лучше продвигать мероприятие и продавать билеты
Продвижение мероприятия начинается еще задолго до того, как вы запустите свою первую рекламу. Начните с основного — опишите тех людей, которые придут на ваше мероприятие. Для составления портрета целевой аудитории ответьте на такие вопросы:
- Где и кем работают люди?
- Зачем они посещают такие же мероприятия, как у вас?
- Какие задачи стоят перед этими людьми, и как вы можете их решить?
- Что им дает знакомство с другими представителями вашей индустрии?
Искать ответы необходимо или в личном общении с этими людьми, или в профессиональных сообществах. Также можно заглянуть на сайты конкурентов. В итоге вы сможете составить один или несколько портретов конкурентов.
Далее вам понадобится билетный сервис, который снимет часть вопросов по организации.
- Если вы продаете билеты физлицам, то сервис должен обеспечивать прием оплат и отправку чеков в соответствии с действующим законодательством. Тогда необязательно использовать онлайн-кассу.
- Если покупать билеты у вас будут юридические лица и индивидуальные предприниматели, выбирайте такой сервис, который поддерживает оплату по счетам и отправляют гостям документы, позволяющие закрывать мероприятие.
В обоих случаях очень важна корректная и стабильная работа службы поддержки, которая без вашего участия поможет найти билеты и прочее.
Также вы можете подготовить лендинг и рекламные сообщения. Вам помогут краткие и лаконичные формулировки, отвечайте на те вопросы, которые важны вашей аудитории. Рассказывайте о пользе ивента емко и немногословно. Также просите у спикеров размещать информацию о вашем событии.
Используйте данные советы, и ваше мероприятие будет успешным даже в том случае, если у вас пока мало опыта в организации. Обязательно изучайте информацию в тематических сообществах, поскольку там ваши коллеги могут делиться дополнительной информацией и своими ошибками — и так вы их избежите.
