Провести мероприятие так, чтобы оно запомнилось каждому — не самая простая задача. Любой организатор должен знать об определенных ключевых моментах, которые помогут достичь поставленных целей. Мы приведем полезные советы, которые помогут сделать все в лучшем виде. Обязательно возьмите их на вооружение.
Определите цели и формат
Чтобы мероприятие прошло успешно, нужно сделать в первую очередь самое очевидное: определиться с целями и форматом. К данному вопросу стоит подходить максимально критично. Что именно вы собираетесь делать: донести знания до участников, отблагодарить партнеров или собрать деньги на новый проект? Либо же просто доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа и зависит формат и преследуемая в дальнейшем концепция.
Мы советуем не зацикливаться на традиционных форматах. Попробуйте что-то необычное — тогда ваша концепция гарантированно запомнится. Не бойтесь пробовать что-то необычное. Например, успехом пользуются мероприятия на открытом воздухе или тематические ивенты.
Уделите внимание планированию
Для успешного проведения мероприятия нужно планировать его с особой тщательностью. Продумайте логистику, контент и продвижение события. Вы можете даже создать документ, к которому доступ будет абсолютно у всех членов команды, чтобы координировать действия и задачи. Детализируйте все шаги, которые планируете совершать. Не забывайте про дедлайны: нередко их упускают из вида, что приводит к печальным последствиям.
Для удобства планирования вы можете использовать шаблоны от Google, программы типа Asana, Trello, Podio, Teamweek. Хотя, в принципе, можно использовать и обычный Excel.
Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций
Начало мероприятия всегда требует продумывания бюджета. Берите во внимание то, что может случиться что-то неожиданное, на что придется тратить дополнительные деньги — сверх той суммы, которую вы наметили на стадии продумывания формата. У вас обязательно должен быть резерв. Например, если собираетесь проводить встречу под открытым небом, может начаться дождь. Тогда вам понадобится менять локацию и срочно перевозить мебель, технику и все остальное. Возможно, в бюджет стоит и включить стоимость трансфера гостей.
В общем, добавляйте определенную сумму к той, что вы вывели на стадии планирования. Она определенно может быть для вас полезной.
Дьявол в деталях
Уровень проведения мероприятия будет выше, если вы продумаете все вплоть до мельчайших деталей. Учитывайте, как проходит регистрация, кто и как встречает участников. Подумайте о музыке, которая задаст настроение, оформлении презентации, одежде команды. Заполняйте чем-то перерывы, чтобы присутствующим не было скучно. К примеру, в процессе регистрации гостей можно занимать небольшим мастер-классами, играми, видео. Стоит постараться удивить людей, создать вау-эффект. Важно превзойти ожидания даже в каких-то базовых и, казалось бы, незначительных вещах.
Попробуйте оформить фотоугол, чтобы гости могли сделать шикарные кадры. Если учтете все важные моменты, у участников останутся исключительно положительные эмоции.
Проверяйте локацию и продумайте план «Б»
Если вы продумываете, как организовать мероприятие, всегда учитывайте, что что-то может пойти не так. Обязательно изучите локацию, съездив туда самостоятельно. Осмотрите каждый угол. Ведь нередко бывает так, что только во время проведения мероприятия выясняется, что кондиционер в зале работает плохо, из-за чего условия доставляют людям дискомфорт. Или же ширина дверного проема не позволит занести определенные виды техники. Тестируйте все эти моменты своевременно.
Если случится непредвиденная ситуация, просто подберите какое-то помещение или локацию рядом, чтобы гости могли перейти туда. Учитывайте также, насколько удобно добираться до места проведения мероприятия. Возможно, придется подвезти мебель, чтобы всем было комфортно. Также убедитесь, что ни вы не будете мешать кому-то шумом, ни окружающие — вам.
Распределяйте зоны ответственности
Организация мероприятия предполагает распределение ответственности между всеми участниками команды. Не бойтесь делегировать кому-то часть обязанностей, так как со всеми ними вы можете и не справиться: это достаточно сложно. Люди должны быть распределены по зонам: кто-то займется доставкой еды, кто-то будет следить за техникой, музыкой. Другим доверьте проведение мастер-классов, общение с гостями и так далее. Можно раздать команде документ, в котором будут указаны обязанности каждого. И обязательно контролируйте вопрос выполнения работы.
Расскажите о мероприятии своей аудитории
Не недооценивайте то время, которое требуется на продвижение мероприятия. Если вы привлечете достаточно целевой аудитории, то добьетесь успеха. Тип события, гости, внутренние ресурсы и бюджет напрямую будут влиять на подход к маркетингу. Подбирайте надежных информационных партнеров с хорошей репутацией.
Еще один важный момент — нужно создать ключевое сообщение, которое и будет транслироваться по всем каналам. Оно должно быть сдержанным и лаконичным, четко передавая информацию о том, что будет на вашем мероприятии. Не лейте воду, так вы только отобьете интерес.
Уделите внимание сервису
Сервис, конечно, тоже важен. Ваша команда должна быть приветливой, не допускается никакая грубость по отношению к гостям. Удовлетворяйте ожидания каждого присутствующего, даже если устали, или когда что-то идет не по плану. И в итоге люди запомнят именно то, как к ними относились, и какая была атмосфера, а не конкретные слова спикеров.
Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия
Вам нужно обязательно рассказать участникам, как именно добраться до места проведения мероприятия. Проверьте, что разослали приглашения абсолютно всем гостям, подготовили печатные материалы. Убедитесь, что техника работает стабильно — иначе во время презентации или показа видеороликов будет неловко. Проверьте, правильно ли команда понимает поставленные задачи. Можно составить чек-лист, который еще и поможет при проверки готовности конкретно в день мероприятия.
Полезно напечатать программу проведения ивента. Раздайте ее всем участникам команды, а также волонтерам, если они есть. И обязательно поделитесь контактными номерами на случай возникновения чрезвычайных ситуаций. Полезно будет еще и иметь общий чат, хотя на сообщения обычно оперативно реагировать сложнее.
Попросите обратную связь
Непосредственно после проведения мероприятия вам будет сложно оценить, как именно все прошло. Объективно разобраться сложно. Поэтому не стесняйтесь просить у присутствующих обратную связь: пусть они поделятся с вами эмоциями, которые вызваны мероприятием. Естественно, они должны быть честными. Для удобства можно создать форму с опросом. Или же просто окошко, где гость может поделиться своими впечатлениями. Так вы сможете научиться на своих ошибках и сделать определенные выводы.
