Организация любого мероприятия — сложное дело, да еще и ответственное. Нередко менеджеры что-то забывают, а когда спохватываются — уже поздно. К счастью, сейчас существует много полезных инструментов, которые значительно облегчают жизнь. Стоит узнать о них подробнее.
Планирование мероприятий
Некоторые люди предпочитают делать заметки в блокноте, но это не самый надежный и удобный способ. Лучше всего использовать более надежные инструменты, о которых мы расскажем далее.
Pro Party Planner
Идеальный вариант в том случае, если вы занимаетесь крупными мероприятиями. Вы можете вести бюджет, отправлять приглашения и распределять задачи между подчиненными, а также многое другое. Отметим, что этот сервис работает только на устройствах с операционной системой iOS.
Стоимость — 4,99 долларов.
EventGeek
Отличный сервис для планирования крупных ивентов. Позволяет контролировать расходы, списки гостей, число проданных билетов. Есть возможность отправить поминутный график дня коллегам.
Стоимость — от 195 долларов в месяц.
Allseated
Удобный сервис для отслеживания приглашений и продумывания схем рассадок. Также можно создавать всевозможные графики и списки задач. Присутствует система виртуальной реальности, позволяющая более эффективно планировать ивент.
Стоимость — от 19 долларов в месяц.
Eventum
Удобный бесплатный сервис, поддерживающий до 20 мероприятий одновременно. Вы сможете добавлять чек-листы и таблицы, раскидывать посадочные места и предполагать, сколько понадобится еды, какая аппаратура, число персонала и тому подобное.
Работа в команде и постановка задач
Командная работа — одна из самых сложных задач, которая возлагается на менеджера, организующего то или иное событие. Необходимо уметь делегировать задачи, поддерживать стабильный контакт и тому подобное. Для этого тоже есть удобные сервисы, которые делают работу более эффективной.
Asana
Вы сможете назначать определенные задачи конкретным сотрудникам и следить за тем, как они выполняют их. Отметим, что на русском языке интерфейса нет.
Стоимость составляет от 6,25 долларов в месяц за каждого пользователя.
Trello
Удобный сервис выполнен в формате досок с карточками. Вы сможете удобно делегировать задачи и контролировать ход их выполнения. Есть система отслеживания сроков сдачи, что повышает удобство. Поддерживается русский язык.
Стоимость — от 9,99 долларов в месяц. Вы можете пользоваться и бесплатной версией, но у нее ограничен функционал.
Slack
Можно пользоваться здесь и личным, и групповым чатом, добавлять нужные файлы, пересылать документы. Также работает бот, который будет напоминать о самых важных дедлайнах и задачах.
Стоимость — от 6,67 долларов в месяц. Есть бесплатная версия, но в ней набор функций ограничен.
Notion
Основной упор сделан на работе с текстами. Доступны готовые шаблоны для большего удобства. Информация хранится в облаке, так что получить к ней доступ можно с любого устройства.
Стоимость — до 8 долларов. Совместная работа доступна только в платной версии.
Airtable
Удобное приложение для работы с контактами и списками дел, позволяет также поделиться какими-то идеями с командой. Все устроено очень удобно, интерфейс интуитивно понятный. Сервис работает на всех распространенных операционных системах.
Стоимость — от 10 до 20 долларов в месяц. Присутствует бесплатная версия с ограниченными функциями.
Zoom
Популярное приложение для встреч в режиме онлайн с видео. Вы можете делиться своим экраном с коллегами, а также пользоваться удобной интерактивной доской.
Стоимость — 14,99 долларов в месяц. Также присутствует и бесплатная версия, но в ней ограничено время онлайн-встречи.
Хранение файлов и обмен информацией
Мероприятия требуют постоянного обмена информацией, фотографиями и видео. Мессенджеры зачастую с трудом обрабатывают файлы, которые много весят. И в такой ситуации помогают облачные сервисы.
Google Drive
Самый популярный сервис, который заслуживает внимания. Там можно разложить материалы по папкам и открывать доступ только тем, кому это необходимо.
Стоимость — 15 ГБ дается бесплатно, за каждые 100 нужно платить 2 доллара в месяц. Стоимость 1 ТБ — 10 долларов.
Google One
Этот сервис помогает держать в облаке все самые важные сведения, а также дает еще и просматривать файлы, которые вы когда-то отправляли или получали через почту. Сразу после регистрации пользователю дают 15 ГБ места. Максимальный объем — 30 ГБ.
Стоимость — за каждые 100 ГБ придется платить от 2 долларов в месяц, за 1 ТБ — 10 долларов.
DropMeFiles
Данный сервис позволяет обмениваться файлами без необходимости регистрироваться. Файлы можно поставить под пароль, чтобы они не попадали к ненужным людям. Вес отправляемых вложений — до 50 ГБ. Большое преимущества сервиса в том, что он бесплатный.
Microsoft OneDrive
Облачный сервис позволяет синхронизировать сразу несколько устройств. Например, вы можете накидать план работы в заметках на смартфоне, а эта информация передается на удаленный сервер. Откроется файл ровно на том месте, где вы завершили над ним работу. Есть поддержка и прочих сервисов от Microsoft.
Стоимость: 5 ГБ дается бесплатно, потом придется платить от 140 до 312 рублей за пользователя в месяц.
Scanner Pro
Вы сможете сканировать здесь документы, а при необходимости и соединять их в один файл.
Стоимость — 299 рублей.
Яндекс.Диск
Еще один облачный сервис, где можно хранить файлы и передавать их коллегам. Поддерживается на разных устройствах, в том числе смартфонах.
Стоимость: бесплатно вы можете пользоваться 10 ГБ. Далее придется платить — стоимость зависит от того объема, который вам нужен.
Продажа билетов
Многие организаторы для продажи билетов создают лендинг и прикрепляют туда возможность оплаты. Естественно, дополнительно требуется настраивать рекламу и все прочее. Самостоятельно это делать сложно, поэтому приходится делегировать специалисту — и, соответственно, платить ему. На это уходит весомая часть бюджета и достаточно времени. Поэтому лучше всего использовать специальные сервисы, которые будут делать всю работу за вас.
Прием оплаты
Проблемы с оплатой определенно оттолкнут клиентов, поэтому нужны такие сервисы, с которыми не будет проблем. Мы расскажем о самых надежных и проверенных, заслуживающих доверия.
PAYEER
Поддерживается оплата из более чем двухсот стран мира. Достаточно будет завести электронный кошелек в этой системе. Вы всегда будете знать, сколько конкретно денег у вас на счету. Переводы доступны практически в любой валюте.
Яндекс.Касса
Здесь билеты можно оплачивать по-разному, в том числе банках и банкоматах. Также доступна рассрочка для клиента. Если нужно сделать возврат, это делается быстро и без комиссий.
Стоимость: от 2,8% до 6% в зависимости от оборота компании и способа оплаты.
CloudPayments
Данная система позволяет подключить интернет-эквайринг для различных магазинов в интернете, а также сервисов. Есть очень много удобных инструментов для организации оплаты.
Стоимость: с каждой успешной операции будет удержана комиссия 3,9%. Если же платеж отклонен, берется фиксированная плата — 0,5 рублей.
RoboKassa
Есть поддержка разных карт, электронных кошельков и прочего. Удобство заключается в том, что можно делить платежи между несколькими юрлицами.
Стоимость: сервис берет комиссию в размере 3,9%.
Единая Касса
Сервис позволяет выставлять счета на адрес электронной почты или телефон. Также поддерживает работу с разными валютами. Можно располагать рекламные баннеры.
Стоимость: комиссия берется с продавца или покупателя в зависимости от специфики операции.
Автоматизация продаж
Сервисы по автоматизации продаж позволяют с большим удобством сбывать билеты. Не придется отдельно нанимать специалистов для создания лендинга и прочего. Рассмотрим самые надежные варианты.
Qtickets
С помощью этого сервиса вы сможете с удобством реализовывать билеты через соцсети. Доступны разные приложения и виджеты, которые повышают комфорт работы. Большой плюс состоит в том, что вы можете самостоятельно определять, каким будет сервисный сбор. Средства отправляются по указанным реквизитам быстро, не придется постоянно проверять свой счет.
Стоимость: от 4 до 6% от стоимости проданных билетов. Конкретная цифра зависит от месячного оборота. Для физических лиц комиссия составляет 8%.
Timepad
С помощью этого сервиса вы сможете выполнять публикации событий и делать для них лендинги. Еще доступны формы регистрации для сайтов и групп в социальных сетях. При необходимости сервис сделает рассылку гостям, чтобы они не забыли о будущем событии.
Стоимость: от 5,5 до 10,5% от цены проданных билетов.
TicketTool
Вы сможете создать настоящий магазин для продажи билетов на мероприятия. Есть доступ к интеграциям с социальными сетями. Еще вы можете выставить настройки так, чтобы деньги переводились непосредственно организатору. Билеты продаются как бумажные, так и электронные. Для вашего удобства доступна статистика в комфортном формате.
Стоимость: 2,5% от продажи билетов.
Radario
Эта платформа дает с удобством монетизировать концерты, бизнес-тренинги, театральные постановки, фестивали и прочие мероприятия. При необходимости можно интегрировать Яндекс-Метрику или Google Analytics.
Стоимость: от 990 до 20 000 рублей в месяц.
База клиентов или CRM
Организаторам надо искать время и силы на общение с клиентами, указывать все их пожелания и своевременно вносить изменения. Очень удобно вносить эти данные именно в CRM систему, чтобы точно ничего не упустить. Рассмотрим самые лучшие программы, которые заслуживают внимания.
amoCRM
Это идеальная база для отдела продаж. Она будет отслеживать заявки по всем каналам рекламы. Можно будет их отслеживать и анализировать.
Стоимость: от 500 рублей в месяц за пользователя.
Brain CRM
Если у вас не такое большое число мероприятий в год, то обратите внимание на эту CRM. Информация будет содержаться на зашифрованном сервере, соответственно, утечек не будет. Каждому пользователю можно сделать отдельный доступ.
Стоимость: от 500 рублей в месяц на сотрудника.
Мегаплан
Сервис позволяет автоматизировать не только внешние процессы, но и внутренние. Можно быстро подготовить счета и задачи, различные коммерческие предложения. При необходимости программа напомнит о подходящих сроках, необходимости совершить звонок, также она сохранит все переписки в памяти.
Стоимость: от 384 от 979 рублей в месяц, доступна пробная версия на 14 дней.
Битрикс24
С помощью этой CRM вы сможете с удобством настроить работу службы поддержки. Кроме того, доступны шаблоны для рассылок, но вы можете создавать и свои. Программа сохраняет звонки и письма, чтобы можно было проводить анализ.
Стоимость: до 9112 рублей в месяц. Бесплатная версия тоже доступна, но в ней функционал крайне ограничен.
Zoho CRM
Это геймифицированная база данных, лучше всего подходящая для малого бизнеса. Можно интегрировать несколько сервисов для аналитики, автоматизации продаж и рекламы. Доступна поддержка как iOS, так и Android.
Стоимость: от 1000 рублей в месяц.
Перечисленные сервисы помогут вам организовать мероприятие так, что от него останутся исключительно положительные впечатления. Они значительно автоматизируют многие процессы, что облегчает работу любого ивент-менеджера.
