Если вы хотите правильно и адекватно организовать концерт, необходимо продумать базовую дорожную карту действий. В дальнейшем вы можете дополнять ее и уточнять, чтобы было более хорошо. Подобный подход оптимален в большинстве ситуаций, поскольку он позволяет заранее распланировать бюджет с учетом статуса и формата мероприятия. Кроме того, вы учтете все важные организационные пункты и нюансы, связанные с работой с приглашенными артистами.
Основные моменты организации
Для начала рекомендуется продумать краткое описание будущего мероприятия. Впоследствии его можно будет добавить в состав договоров и использовать как часть пиар-кампании. Вот самые базовые моменты, о которых стоит знать:
- Формат концерта. Это может быть совместное выступление нескольких групп или же сольное выступление конкретного артиста либо коллектива.
- Дата. Чаще всего мероприятия проводятся в праздники или выходные. Однако бывают залы, которые слишком востребованы, и там свободны лишь будни. В таком случае можно попросить скидку на аренду, что тоже полезно.
- Состав участников. Перед выступлением именитых коллективов нередко на разогрев выпускают менее опытных музыкантов. Это распространенная практика, которая положительно воспринимается аудиторией.
Как правильно выбрать площадку и согласовать условия
Даже в небольших городах зачастую предлагается неплохой выбор залов различной вместительности. Чтобы подобрать подходящую площадку, необходимо обращать внимание не такие критерии:
- Число зрительских мест. Целесообразно брать в аренду ровно такой зал, который совпадает с интересами целевой аудитории. Это позволяет не переплачивать за лишнее пространство, которое не будет использовано.
- Наличие гримерок с черным входом и отдельным доступом к сцене, чтобы можно было миновать зрительский зал. Нельзя сказать, что это обязательно условие, однако оно даст дополнительный комфорт артистам.
- Формат заведения. Данный момент важен для ситуаций, когда вы организуете клубные выступления. Это актуально тогда, когда какое-то заведение имеет постоянный круг посетителей, а также конкретное музыкальное направление.
Прежде чем вы будете заключать договор, обязательно осмотрите зал. Это позволит вам убедиться в том, что ожидания соответствуют реальности. Стоимость аренды в каждом заведении разная: это может быть или фиксированная сумма, или процент от реализованных билетов.
В чем секрет аренды оборудования
Некоторые площадки могут предлагать в дополнение к аренде оборудование — световое и звуковое. Но стоит понимать, что каждая группа музыкантов имеет собственные предпочтения в этом плане. И не все арендодатели могут предложить необходимый в конкретной ситуации комплект. Кроме того, не везде имеется персонал, настраивающий звуковую технику.
Лучше всего брать оборудование в аренду в специальных компаниях, причем дополнительно заказывать сопровождение со стороны специалистов по настройке и установке. Минимум оборудования выглядит следующим образом:
- звук — сюда входят профессиональные акустические системы, микрофоны, музыкальные инструменты по райдеру, пульт диджея и коммутатор;
- свет — статичная настенная и напольная LED-подсветка, прожекторы, лазеры;
- сцена — тут нужно все для установки света и звука, а если мероприятие под открытым небом, то и для самой сцены.
Дополнительно в этот список может входить видеооборудование — различные экраны для трансляции видеоряда, а также проекторы и экраны к ним.
Райдеры артистов
Райдер — это перечень, который организатор получает от коллектива до момента планирования окончательной даты концерта. Это позволяет найти подходящую площадку и продумать список оборудования. Чаще всего он имеет две части: бытовую и техническую. И соблюдать важно обе части, чтобы артисты остались довольны по всем параметрам. Важно обращать особое внимание на такие пункты:
- минимальный размер сцены;
- за какое время до концерта необходимо подготовить оборудование;
- выходная мощность акустической системы;
- разнесенная стереобаза колонок;
- тип и число мониторов на сцене;
- микшерный пульт;
- обработка голоса и инструментов;
- число микрофонов и стоек;
- наличие дополнительных шнуров и коммутаторов, стоек под инструменты и оборудование.
Какие услуги типографии заказать
Прежде чем организовывать сольный концерт или фестиваль, необходимо заказать распечатку:
- афиш;
- билетов;
- мерча, если имеется.
Здесь лучше не экономить слишком сильно. Правильная реклама позволит продать вплоть до 100% билетов. После подписания всех документов и обсуждения важных моментов, необходимо передать заказ в типографию. Дополнительно можно подготовить продукцию для продажи в фойе до и после мероприятия — флаеры, календари, сувениры.
Реклама и продажа билетов
Не так давно о грядущих мероприятиях аудиторию оповещали по радио, телевидению или при помощи газет. В данный момент каналов значительно больше: это могут быть социальные сети, каналы в мессенджерах, сайты. Нужно учитывать целевую аудиторию и ее особенности, чтобы определить, где именно реклама даст наилучший эффект.
К привычным офлайн-кассам придется рекомендуется добавить онлайн. Сейчас много специальных приложений и агрегаторов, которые позволят сделать это с большим удобством. Ссылки на продажу нужно размещать на афишах и в анонсах.
Дополнительные важные моменты
Прежде чем организовывать концерт, нужно учесть еще такие моменты:
- Отследить, правильно ли написано название концертной площадки, актуальна ли логистика при заказе билета.
- Если мероприятие рассчитано на 100 и более человек, в том числе и детей, нужно позаботиться о наличии врача и скорой помощи.
- Рекомендуется попросить у концертной площадки медиа-поддержку через собственные каналы.
- С каждым партнером сотрудничество должно быть закреплено на договорной основе. Это поможет избежать множества неприятных моментов.
- Отчисления должны быть согласованы в Российском авторском обществе.
Если произойдет нетипичная ситуация, важно сохранять тактичность, быть вежливым. Это положительно влияет на репутацию и покажет вас как профессионала.
